Automatizuoti procesus, geriau spręsti verslo problemas, greičiau atsiskaityti su darbuotojais ir tarpininkais, kuo labiau sumažinti žmogiškojo faktoriaus įtaką – visa tai padeda pasiekti verslo valdymo sistema.
Svarbiausia žinoti, ko norite pasiekti, ir pasirinkti verslo organizavimo sistemą, atsižvelgiant į įmonės poreikius ir galimybes.
Kas yra verslo valdymas?
Verslo vadyba – tai įmonės resursų formavimo ir paskirstymo procesas, kad darbas būtų produktyvus, o pats verslas – konkurencingas.
Norint tai pasiekti, plėtros strategija turi būti derinama su administracine veikla ir veiksminga kontrole.
Nors verslas yra pradiniame vystymosi etape, jį valdyti neatrodo sunku. Jums gali pakakti tokių įrankių kaip „Google“ dokumentai ir „Google“ skaičiuoklės.
Tačiau kai tik prasideda augimas, savininkas turi pasirinkti: pasinerti į kasdienybę arba įsitikinti, kad dauguma užduočių yra suskaitmenintos, automatizuotos ir standartizuotos. Tik antras požiūris į verslo valdymą leidžia matyti įmonę kaip visumą ir tuo pačiu sugebėti priimti teisingus strateginius sprendimus. Tam ir yra skirtos verslo valdymo sistemos.
Produktų tipai smulkaus verslo valdymui ir kt
Komandinį darbą supaprastinančiomis programomis ir paslaugomis naudojasi tiek vadovai, tiek paprasti darbuotojai. Į tokias grupes galima suskirstyti visų tipų programas, naudojamas šiems tikslams.
Užduočių vadovai verslui
Tokios paslaugos naudojamos užduotims kurti, joms nustatyti, deleguoti ir stebėti pažangą.
Ką jie duoda:
- vaizdinė užduočių ir papildomų užduočių, kurias reikia atlikti, apžvalga sąrašo forma kiekvienam komandos nariui;
- efektyvus darbo dienos planavimas;
- pranešimai apie naujas užduotis ir esamų užduočių pakeitimus, artėjančius terminus ir pan.;
- stebėti visos komandos ir kiekvieno dalyvio darbo krūvį;
- stebėti kiekvienos užduoties eigą;
- projekto efektyvumo analizė.
Kalbėti apie tokio tipo programų trūkumus apskritai nėra visiškai teisinga, nes dažniausiai problemos gali kilti dėl bet kurio konkretaus gaminio ar funkcijos. Kartais komandos nariai darbo su šiuo įrankiu pradžioje būna nepatenkinti tuo, kad reikia laiko susipažinti.
Failų tvarkyklės verslo valdymui
Darbuotojai didelę savo darbo dienos dalį praleidžia ieškodami informacijos. Siekiant supaprastinti procesą ir geriau išnaudoti laiką, tokios paslaugos diegiamos.
Šie produktai ir paslaugos leidžia:
- sutvarkyti tekstinių dokumentų, vaizdo, garso failų ir kitų duomenų saugojimą taip, kad juos nesunkiai rastų net komandos naujokas;
- dirbti su dokumentais – kurti, keisti, redaguoti, komentuoti, konvertuoti į skirtingus formatus;
- atlikti duomenų atsarginę kopiją, atkurti;
- siųsti failus, archyvuoti ir ištrinti.
Vienas iš pagrindinių tokių programų pranašumų verslui yra dalijimasis failais. Tai ypač pasakytina apie nuotolinio darbo aplinką. Kalbant apie trūkumus, pagrindinis yra tas, kad tokie gaminiai beveik neatlieka kitų funkcijų.
Programos laiko planavimas versle
Frazė, kad laikas yra pinigai, jau seniai tapo aksioma. Atitinkamai, laiko stebėjimo priemonių populiarumas tik auga.
Ką jie gali padaryti:
- fiksuoti laiką, kurį darbuotojai praleidžia dirbdami įvairias užduotis ir projektus, tiek tipinius, tiek nestandartinius, ateityje tai padeda planuoti kiekvieno darbuotojo darbo eigą ir krūvį;
- optimizuoti darbą, sekant daugiausiai laiko reikalaujančius procesus, siekiant juos tobulinti arba, jei pagrįsta, deleguoti;
- dalį darbo automatizuoti su finansais, pavyzdžiui, mokėti atlyginimą žmonėms, dirbantiems valandiniu tarifu, atsižvelgiant į jų sugaištą laiką; tie patys duomenys taip pat gali būti naudojami
- atsiskaitant klientams, su kuriais dirbama pagal darbo valandas.
Galbūt tokių programų naudojimo pradžioje darbuotojai kiek sabotuos naujoves. Be to, ne visi lengvai pripranta prie to, kad laikmatį reikia paleisti ir išjungti.
Pažangios stebėjimo priemonės
Tokio tipo sistemos seka atliktas užduotis tiek projektams ar darbuotojams, tiek visai komandai. Taigi vadovas mato, ar komanda laikosi grafiko, ar atsilieka.
Ką daro šios programos?
- rinkti duomenis apie užduočių būklę;
- remdamiesi jomis sukurkite diagramas, kad parodytumėte bendrą projekto eigą.
Gana sunku rasti pažangos stebėjimo priemones gryna forma, dažniau jie yra integruoti į projektų valdymo sistemas.
Tarp tokio įrankio trūkumų galima pastebėti, kad juos nėra taip lengva nustatyti. Jei šis veiksmas nebus atliktas tobulai, pažangos stebėjimo priemonės parodys klaidingus duomenis.
Finansinė programinė įranga
Tokios verslo sistemos naudojamos sandoriams stebėti ir esamai būklei analizuoti.
Paprastai tokių programų funkcionalumas leidžia:
- sekti išlaidas, pajamas, vesti turto apskaitą, sąskaitų likučius ir parodyti pilną įmonės finansinės būklės vaizdą;
- kurti ataskaitas, pildyti mokesčių deklaracijas;
- išrašyti sąskaitas, parodyti skolas;
- tvarkyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir darbo užmokestį;
- atlikti inventorizaciją.
Rinkdamiesi sprendimą darbui su finansais atsižvelkite į savo veiklos apimtį. Pavyzdžiui, parduotuvėms yra produktų, kurie sklandžiai integruojasi su pardavimų apskaitos sistemomis. Kad nesusidurtumėte su tokių gaminių trūkumais, pirmiausia turėtumėte juos išbandyti ir su technine pagalba patikrinti, ar sistema tinka jūsų įmonei. Norėdami tai padaryti, turite išsamiai aprašyti savo veiklos specifiką ir programas, kurias jau naudojate ir planuojate sinchronizuoti su naujuoju produktu.
CRM sistemos
CRM (ryšių su klientais valdymas) yra santykių su klientais valdymo sistema.
Jos gali:
- rinkti ir tvarkyti informaciją apie visus klientus, pavyzdžiui, jų pirkimo istoriją;
- parduotuvės kontaktai ir bendravimo istorija su pardavimų vadybininkais, konsultantais, palaikymo tarnyba;
- parodyti kelią nuo pirmojo kontakto su klientu iki operacijos;
- informuoti vadovus apie užduotis, kurias reikia atlikti artimiausiu metu, pavyzdžiui, perskambinti praleistu skambučiu.
CRM reikalingas tiek pardavimo skyriui, tiek rinkodaros specialistams. Šias sistemas susisteminantys duomenys reikalingi norint analizuoti klientus, juos segmentuoti, sekti akcijų efektyvumą ir tobulinti pardavimo kanalus.
Kokybiško CRM kaina retai būna maža, todėl reikia iš anksto pasiskaičiuoti, ar tokia naujovė bus racionali investicija.
Bendradarbiavimo produktai
Tokie verslo valdymo produktai ir sprendimai gali derinti kelis įrankius vienu metu:
- laiko stebėjimo priemonė;
- užduočių tvarkyklė;
- failų dalijimosi sistema;
- finansinių operacijų paslaugos;
- CRM modulis darbui su personalu;
- komandos narių bendravimo įrankiai ir kt.
Paprastai tokios daugiafunkcinės sistemos yra brangesnės nei paprastesnės programos, todėl migruojant į tokias paslaugas verta objektyviai įvertinti įmonės finansines galimybes.
Kaip išsirinkti tinkamą produktą?
Gryna forma kiekvienos rūšies paslaugos nėra tokios dažnos. Taip yra dėl to, kad kūrėjai produktus kuria pagal rinkos reikalavimus ir dažniausiai įmonės ieško daugiafunkcinių verslo valdymo įrankių.
Akivaizdu, kad komandai lengviau naudoti vieną produktą, kuris išsprendžia kelias problemas, nei įdiegti kelias programas, suprasti kiekvieną iš jų, o vėliau skirti laiko derinant iš skirtingų šaltinių gautą informaciją, ją analizuojant ir darant išvadas.
Šiuo atžvilgiu, pavyzdžiui, laiko valdymo programose gali būti pokalbiai, skirti bendravimui tarp komandų, darbo efektyvumo gerinimo įrankiai (pvz., Pomodoro, Forest), išsaugoti ankstesnių laikotarpių duomenis. O užduočių sekimo priemonės dažnai leidžia ne tik kurti užduotis ir papildomas užduotis, bet ir pridėti failus, gauti pranešimus apie terminus ir sekti, kiek laiko užtrunka tam tikros rūšies darbai.
Šaltinis: contourenterprise.lt